ISO 19011 هو معيار دولي يقدم إرشادات (Guidelines)، وليس متطلبات شهادات، حول كيفية تدقيق أي نظام إدارة (مثل ISO 9001، ISO 14001، ISO/IEC 27001، إلخ). يوفر هذا المعيار إطار عمل منهجي وموحد لضمان أن تكون عمليات التدقيق فعالة وموثوقة ومنهجية، مما يدعم التحسين المستمر للمنظمة.
الهدف الأساسي للمعيار: ضمان فعالية التدقيق
الهدف الرئيس هو توفير مرجع موثوق للمنظمات لإجراء التدقيق الداخلي والخارجي، مما يساعد على:
- تقييم الامتثال: التأكد من أن نظام الإدارة المطبق (سواء كان جودة، بيئة، أمن معلومات، إلخ) يفي بمتطلبات المعيار الخاص به.
- تحديد الفرص: الكشف عن نقاط الضعف وحالات عدم المطابقة، وتحديد فرص التحسين في العمليات والأنظمة.
- الحياد والموثوقية: ضمان أن عمليات التدقيق تُجرى وفقاً لمبادئ مهنية عالية تضمن حيادية النتائج واستنادها إلى الأدلة.
المبادئ الأساسية للتدقيق وفقاً لـ ISO 19011
يعتمد التدقيق الفعال وفقاً لهذا المعيار على سبعة مبادئ أساسية لضمان نزاهة وموثوقية العملية:
- النزاهة (Integrity):
- الشرح: العمل بصدق، وأخلاق، واجتهاد في جميع جوانب التدقيق، والحفاظ على السرية.
- العرض العادل (Fair Presentation):
- الشرح: الالتزام بالإبلاغ بصدق ودقة عن جميع نتائج التدقيق والملاحظات، بما في ذلك العقبات التي واجهت الفريق.
- العناية المهنية الواجبة (Due Professional Care):
- الشرح: تطبيق العناية والاجتهاد اللازمين في الحكم والعمل أثناء التدقيق، بناءً على أهمية المهمة والثقة الممنوحة للمدققين.
- السرية (Confidentiality):
- الشرح: أخذ الحيطة والحذر في استخدام وحماية المعلومات التي يتم الحصول عليها أثناء التدقيق.
- الاستقلالية (Independence):
- الشرح: يجب أن يكون المدققون مستقلين عن النشاط الذي يتم تدقيقه لتجنب تضارب المصالح وضمان الحياد.
- النهج القائم على الأدلة (Evidence-Based Approach):
- الشرح: يجب أن تكون خلاصات التدقيق وأحكامه مبنية على عينات موثوقة ومثبتة من الأدلة التي تم جمعها.
- النهج القائم على المخاطر (Risk-Based Approach):
- الشرح: توجيه برنامج التدقيق والتركيز أثناء التنفيذ على المجالات الأكثر أهمية والمخاطر الأعلى التي تهدد تحقيق أهداف المنظمة.
خطوات تنفيذ التدقيق (Audit Activities)
لتنفيذ تدقيق فعال وفقاً لهذا المعيار، يتم اتباع نهج منظم يشمل الخطوات التالية:
- إدارة برنامج التدقيق (Audit Program Management):
- الشرح: وضع خطة التدقيق السنوية، وتحديد أهداف البرنامج، وتوفير الموارد اللازمة للتدقيقات.
- البدء بالتدقيق (Initiating Audit):
- الشرح: الاتصال بالجهة المدققة، وتحديد أهداف ونطاق ومعايير التدقيق بشكل رسمي، وتعيين فريق التدقيق.
- إعداد خطة التدقيق:
- الشرح: إعداد خطة مفصلة للتدقيق على الموقع تشمل المواعيد والمهام وقوائم التحقق (Checklists) المطلوبة.
- تنفيذ التدقيق في الموقع (On-site Auditing):
- الشرح: إجراء الاجتماع الافتتاحي، وجمع الأدلة (مقابلات، ملاحظات، مراجعة سجلات)، وتحليل الأدلة، وتوليد النتائج.
- إعداد تقرير التدقيق (Audit Report):
- الشرح: كتابة تقرير شامل يوثق النتائج، ويسجل حالات عدم المطابقة (Nonconformity)، ويتم توزيعه على الأطراف المعنية.
- الانتهاء من التدقيق والاجتماع الختامي:
- الشرح: تقديم نتائج وتوصيات التدقيق للجهة الخاضعة للتدقيق في اجتماع رسمي لإغلاق أنشطة التدقيق الميدانية.
- متابعة التدقيق (Audit Follow-up):
- الشرح: التحقق من أن الجهة المدققة قد نفذت الإجراءات التصحيحية المتفق عليها بكفاءة وفعالية.
فوائد تطبيق إرشادات ISO 19011
- تحسين الكفاءة التشغيلية: يوفر إطاراً منهجياً يقلل من الوقت والموارد اللازمة لإجراء التدقيقات.
- دعم التحسين المستمر: تساعد النتائج الموثوقة للتدقيق في تحديد نقاط القوة والضعف بشكل دقيق لدفع دورة PDCA.
- تعزيز الثقة في النظام: يضمن أن المدققين مؤهلون ومحايدون، مما يزيد من ثقة الإدارة العليا والأطراف الخارجية في صحة تقييمات النظام.
- التوافق مع المعايير: يستخدم كدليل مرجعي عند تدقيق الامتثال لأي معيار دولي حديث لأنظمة الإدارة.
